Plantilla de evaluación de riesgos de salud mental en el lugar de trabajo

Construction worker

En muchos países, dependiendo del tamaño de su empresa, a menudo es obligatorio tener un protocolo de evaluación de riesgos escrito para todo lo relacionado con la seguridad de su personal, tanto física como mental.
Aunque puede parecer relativamente fácil enumerar accidentes potenciales, puede ser bastante complicado evaluar las luchas de salud mental y sus desencadenantes.
Hemos elaborado esta plantilla de evaluación de riesgos de salud mental en el lugar de trabajo, identificando áreas y preguntas que puede ajustar y adaptar a su situación, ¡para ayudarle a comenzar! 
Recuerde, para que esto funcione y sea relevante, debe ser lo más realista y honesto posible al enumerar los riesgos potenciales y las situaciones actuales. ¡Comprender verdaderamente la situación es el primer paso hacia el cambio!

I – Identifique los riesgos y posibles factores de estrés

Estos pueden ser diferentes dependiendo del tipo de empresa, industria, tamaño, y si es totalmente remota o no, pero en general, podemos identificar 7 áreas de factores de estrés, que discutimos a continuación. Bajo cada sección, hemos delineado algunas preguntas, a las cuales podría estar dispuesto a escribir la respuesta, ya sea “Sí”, “No” o “No estoy seguro”.

Identificar los riesgos es solo la mitad de la batalla.

No pase horas rastreando manualmente hojas de cálculo. La plataforma de Siffi automatiza el proceso de evaluación, brindándole datos en tiempo real sobre los niveles de estrés y la seguridad psicológica en toda su organización.

1. Entorno

Eso puede significar:
  • Acondicionamiento ergonómico
  • Calidad de la luz y el aire
  • Espaciosidad del espacio
  • Contaminación acústica
  • Temperatura cómoda (demasiado frío o demasiado calor)
  • Diseño inclusivo (difícil acceso para personas con movilidad reducida…)
Estos son solo algunos de los factores de estrés ambiental que podría identificar potencialmente en su espacio de trabajo.
Al identificar riesgos dentro de la sección de entorno, responda lo mejor que pueda las siguientes preguntas:
  • ¿Existen riesgos físicos (ruido, temperatura, productos químicos, etc.)?
  • ¿Es cierto decir que los requisitos físicos y mentales del trabajo no se han tenido en cuenta en el diseño del lugar de trabajo en relación con las habilidades de los empleados?
Si su equipo es híbrido o totalmente remoto, pregúntese qué tipo de apoyo ofrece actualmente la empresa para asegurarse de que cada empleado tenga un entorno de trabajo seguro en su oficina en casa.
Difícil pensar fuera de la caja cuando estás dentro de ella

2. Exigencias del rol

Eso abarca:
  • Alta carga de trabajo
  • Frecuentes horas extras
  • Las demandas no están alineadas con la descripción del trabajo
  • Alto ritmo
Aquí hay algunas de nuestras preguntas sugeridas para responder con veracidad:
  • ¿Los empleados trabajan regularmente o temporalmente bajo alta presión (trabajo urgente, plazos ajustados)?
  • ¿Las jornadas laborales de los empleados son regularmente o temporalmente largas?
  • ¿Es la carga de trabajo regularmente o temporalmente muy alta?
  • ¿Es el trabajo monótono?
  • ¿Es cierto decir que los empleados no saben cuáles son sus responsabilidades?
  • ¿Se imponen demandas conflictivas a los empleados?
Las expectativas no cumplidas son grandes factores de estrés

3. Control/gestión

Cosas como:
  • micromanagement,
  • cuánta libertad tienen los empleados sobre cómo se realiza su trabajo
  • cuellos de botella
Preguntas sugeridas:
  • ¿Comienzan los nuevos empleados a trabajar sin la formación introductoria y orientación adecuadas?
  • ¿Carecen los empleados de la oportunidad de influir en la forma en que trabajan?
  • ¿Carecen los empleados de la oportunidad de influir en el contenido de su trabajo?
  • ¿Carecen los empleados de la oportunidad de planificar su trabajo, tomar sus propias decisiones y asumir responsabilidades?
  • ¿Están las tareas tan fragmentadas que los empleados no entienden su contribución al producto final?
  • ¿Es fijo el tiempo de trabajo?
¿En qué etapa la orientación se convierte en micromanagement?

4. Apoyo

Eso puede significar:
Preguntas sugeridas:
  • ¿Los empleados sienten una falta de retroalimentación tanto positiva como negativa?
  • ¿Los empleados carecen de reconocimiento y no son recompensados por superar las expectativas?
  • ¿Los empleados carecen de apoyo de gerentes y colegas?
Nunca subestimes el poder de la retroalimentación positiva

5. Relaciones

Eso implica:
  • Cómo se dirigen las personas entre sí,
  • cultura existente: rituales y tradiciones
  • cómo se abordan los comportamientos buenos y malos
  • gestión de conflictos
Preguntas sugeridas:
  • ¿Es pobre el clima social en el lugar de trabajo?
  • ¿Es pobre la cooperación entre grupos de empleados (por ejemplo, departamentos)?
  • ¿Existen conflictos interpersonales o intragrupales entre los empleados?
  • ¿Los problemas laborales y los problemas entre empleados y gerencia permanecen sin resolver?
  • ¿Es fuerte la competencia entre empleados?
  • ¿Ocurren casos de acoso o intimidación?
¿Espacio abierto o espacio para chismear?

6. Cambio

¿Usted y sus colegas saben:
  • ¿Cómo se manejan los cambios?
  • ¿Cómo se comunica?
Preguntas sugeridas para explorar:
  • ¿Es cierto que los empleados se quedan sin apoyo durante períodos de cambio o cuando el futuro de la empresa es incierto, para evitar descontento?

7. Otros / personal

Cualquier cosa relacionada con casos particulares, situaciones uno a uno. Si alguien tiene necesidades particulares que puedan desencadenar problemas de salud mental…

¿Qué sigue?

Para evaluar los niveles de riesgo de su empresa, verifique cuántas de estas preguntas fueron respondidas positivamente.
Sugerimos que es mejor ser estricto en lugar de indulgente al responder estas preguntas. Ayudará a mejorar la situación más rápido.
Una forma de evaluar el riesgo podría ser la siguiente: 
  • Nivel de riesgo 0: ninguna respuesta fue positiva.
  • Nivel de riesgo 1: hubo hasta dos respuestas “SÍ” en total en todas las preguntas
  • Nivel de riesgo 2: hubo al menos una respuesta “SÍ” en cada subcategoría
  • Nivel de riesgo 3: cinco o más respuestas “SÍ”.

¿Quiere construir una cultura de bienestar de estándar oro?

Manténgase al día con las últimas mejores prácticas en la gestión de riesgos de salud mental, desde identificar el agotamiento hasta dominar el liderazgo progresivo.
Si descubres que tu empresa o equipo está en nivel de riesgo 2 o 3, aquí hay algunas medidas a las que prestar atención para comenzar a mejorar tu puntuación y el bienestar general de tu empresa:
En términos de Rol
  • Definir claramente las tareas, funciones y responsabilidades de los empleados.
  • Asegurarse de que los recursos adecuados estén generalmente disponibles, especialmente durante épocas de alta demanda.
  • Reestructurar las actividades y el flujo de trabajo para evitar cuellos de botella y épocas recurrentes de alta carga de trabajo.
  • Alertar a los empleados con anticipación sobre los planes de producción y los períodos de potencial alto estrés.
  • Monitorear la carga de trabajo y verificar sistemáticamente cómo los empleados manejan cargas de trabajo físicas y mentales muy altas.
  • Mantener las horas extras al mínimo y acordar formas de compensar los períodos de muy alta carga de trabajo.
  • Asegurarse de que los empleados tengan la formación y habilidades suficientes para realizar sus tareas.
  • Animar a los empleados a desarrollar continuamente sus habilidades.
  • Ampliar el alcance de las responsabilidades laborales para diversificar el trabajo.
En términos de Gestión de Tareas
  • Consultar con los empleados y sus representantes sobre la organización del trabajo, contenido y volumen.
  • Mostrar confianza a sus empleados delegando responsabilidad y resolución de problemas.
  • Monitorear continuamente la satisfacción de los empleados con su trabajo.
  • Mejorar el sentido de involucramiento de los empleados en su trabajo, por ejemplo, enfatizando el impacto más amplio de su trabajo y destacando su papel y contribución al producto o servicio final.
  • Introducir horarios de trabajo flexibles y soluciones favorables a la familia.
En términos de Clima Social
  • Desarrollar e implementar medidas para resolver conflictos en el lugar de trabajo.
  • Realizar una reunión para discutir los problemas existentes entre los empleados. Animar a los empleados a encontrar las causas y soluciones a los problemas.
  • Proporcionar formación en resolución de conflictos interpersonales. Asegurarse especialmente de que los gerentes hayan recibido la formación necesaria y puedan liderar a las personas.
  • Desarrollar e implementar una política contra el acoso.
En términos de Apoyo
  • Enseñar a los gerentes cómo dar retroalimentación constructiva y cómo elogiar y apoyar a los subordinados.
  • Tener una formación adecuada de incorporación para nuevos empleados; involucrar a empleados experimentados como guías, profesores y mentores para los nuevos empleados.
  • Comunicar con los empleados y sus representantes de manera clara y pública sobre todos los cambios planificados (incluidos despidos) antes, durante y después de los cambios.
  • Permitir a los empleados discutir e influir en los cambios.
  • Proporcionar formación especializada y asesoramiento profesional a los empleados que estén siendo despedidos respecto a sus futuras carreras.
Incluso si te encuentras en un nivel de riesgo bajo, esto no debería impedirte abordar estos problemas. Si se dejan “no tratados”, los problemas tienden a crecer en lugar de desaparecer por sí solos.

II – Evaluar lo que ya está en marcha (tercero, formación..)

Esta es tu oportunidad para revisar a fondo lo que la empresa ya ha implementado y ofrece a los empleados para monitorear y reducir esos riesgos.
  1. Enumera los esfuerzos que la empresa ha realizado para mejorar el espacio de trabajo o la configuración de trabajo desde casa
  2. Explicar lo que está en marcha para asegurarse de que las expectativas coincidan con la realidad en términos de carga de trabajo y gestión
  3. Compartir qué tipo de flexibilidad tiene el personal con sus tareas
  4. Enumerar qué tipo de apoyo se ofrece actualmente al personal en términos de salud mental y bienestar
  5. Compartir sobre la cultura de la empresa, pautas, valores y reglas.
  6. Explicar cómo se manejan los cambios y se comunican a toda la empresa
¡Ahora estás listo para hacer un plan hacia el progreso!

III – Plan de acción para mejorar la salud mental y el bienestar

¡Tener un plan!
Ahora que has identificado los riesgos y lo que está en marcha, quedan algunas cosas importantes por hacer:
  • Mantente al tanto de la innovación e investiga qué se puede mejorar en cada área y qué hacer en caso de crisis/emergencia
  • Si es necesario, mejora los procesos (cómo se informa al personal sobre lo que está en marcha)
  • Asignar responsabilidades claras. Sin una persona oficial a cargo, la responsabilidad puede caer rápidamente en el limbo de lo común
  • Establecer plazos para nuevas implementaciones
  • Monitorear, revisar y actualizar regularmente
Nunca es demasiado tarde para comenzar a evaluar los riesgos de salud mental y bienestar en tu empresa.
Puede parecer abrumador al principio, pero no tiene por qué serlo.
Comienza con lo que sabes y busca la ayuda de profesionales y terceros cuando sea necesario. No supongas respuestas, sé honesto y observa cómo mejora la salud mental de tu equipo en el camino.
Conoce los riesgos. Infórmales sobre ellos. Prepárate para ayudar cuando ocurran.
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Convierta su evaluación de riesgos en una cultura de cuidado.

Identificar un riesgo es el primer paso. Saber cómo solucionarlo es el siguiente. Nuestros talleres dirigidos por expertos para RR. HH. y gerentes brindan las habilidades prácticas necesarias para abordar las brechas encontradas en su evaluación.

Preguntas Frecuentes

En muchas jurisdicciones, los empleadores tienen el “deber de cuidado” legal de proteger a los empleados tanto del daño físico como del daño psicológico. Aunque las leyes específicas varían según el país, las evaluaciones de riesgos documentadas son a menudo obligatorias para las empresas de cierto tamaño para demostrar que están identificando y mitigando activamente los riesgos psicosociales como el agotamiento, el acoso y la carga de trabajo excesiva.

Una evaluación de riesgos no es una tarea única; debería ser un “documento vivo.” Como mínimo, debería revisarse anualmente. Sin embargo, también debería desencadenar una nueva evaluación durante cambios organizacionales importantes, como una fusión, un cambio al trabajo remoto o después de un aumento significativo en la rotación de empleados o las bajas por enfermedad.

Las encuestas internas son excelentes para “controles de salud,” pero a menudo sufren de baja honestidad si los empleados temen que sus respuestas no sean realmente anónimas. Una evaluación profesional, como las realizadas a través de la plataforma Siffi, utiliza marcos psicológicos validados y anonimato de terceros para obtener una imagen mucho más precisa de los niveles de riesgo sin el sesgo de la política interna de la empresa.

Mientras que los peligros físicos son menores en casa, los riesgos psicológicos a menudo aumentan. Los estresores ocultos más comunes en los equipos remotos son “fronteras difusas” (dificultad para desconectar), aislamiento social y “frotamiento digital” (frustración con las herramientas o falta de comunicación asincrónica clara).

Acerca del autor

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Redactora de Contenidos de Psicología en Siffi

Morgane elabora contenido compasivo y atractivo que hace que las conversaciones sobre salud mental sean más humanas y accesibles. En Siffi, combina la narración de historias con la estrategia para fomentar una cultura de cuidado y conexión en el lugar de trabajo.