En muchos países, dependiendo del tamaño de su empresa, a menudo es obligatorio tener un protocolo de evaluación de riesgos por escrito para todo lo relacionado con la seguridad de su personal, tanto física como mental.
Aunque puede parecer relativamente fácil enumerar posibles accidentes, puede ser bastante complicado evaluar las luchas de salud mental y sus desencadenantes.
Hemos creado esta plantilla de evaluación de riesgos de salud mental en el lugar de trabajo, identificando áreas y preguntas a realizar que puede ajustar y adaptar a su situación, ¡para ayudarle a comenzar!
Recuerde, para que esto funcione y sea relevante, debe ser lo más realista y honesto posible al enumerar riesgos potenciales y situaciones actuales. ¡Comprender verdaderamente la situación es el primer paso hacia el cambio!
I – Identificar los riesgos y los posibles factores de estrés
Estos pueden ser diferentes dependiendo del tipo de empresa, industria, tamaño y si es completamente remoto o no, pero en general, podemos identificar 7 áreas de factores de estrés, que discutimos a continuación. En cada sección, hemos delineado algunas preguntas, que podría estar dispuesto a escribir la respuesta, ya sea “Sí”, “No” o “No estoy seguro”.
1. Entorno
Eso puede significar:
Configuración ergonómica
Calidad de la luz y el aire
Espacio amplio
Contaminación acústica
Temperatura confortable (demasiado frío o demasiado calor)
Diseño inclusivo (difícil acceso para personas con movilidad reducida…)
Estos son solo algunos de los factores de estrés ambientales que podría identificar potencialmente en su espacio de trabajo.
Al identificar riesgos dentro de la sección de entorno, responda lo mejor que pueda las siguientes preguntas:
¿Es cierto decir que los requisitos físicos y mentales del trabajo no se han tenido en cuenta en el diseño del lugar de trabajo en relación con las habilidades de los empleados?
Si su equipo es híbrido o completamente remoto, pregúntese qué tipo de apoyo ofrece actualmente la empresa para asegurarse de que cada empleado tenga un entorno de trabajo seguro en su oficina en casa.
Difícil pensar fuera de la caja cuando estás dentro de ella
2. Demandas del rol
Que abarca:
Alta carga de trabajo
Horas extra frecuentes
Las demandas no están en línea con la descripción del trabajo
Ritmo alto
Aquí hay algunas de nuestras preguntas sugeridas para responder con sinceridad:
¿Los empleados trabajan regularmente o temporalmente bajo alta presión (trabajo urgente, plazos ajustados)?
¿Los días de trabajo de los empleados son regularmente o temporalmente largos?
¿La carga de trabajo es regularmente o temporalmente muy alta?
¿El trabajo es monótono?
¿Es cierto decir que los empleados no saben cuáles son sus responsabilidades?
¿Se imponen demandas contradictorias a los empleados?
Las expectativas no cumplidas son grandes factores de estrés
3. Control/gestión
Cosas como:
micromanagement,
cuánta libertad tiene el personal sobre cómo se realiza su trabajo
cuellos de botella
Preguntas sugeridas:
¿Los nuevos empleados comienzan a trabajar sin una capacitación introductoria y orientación adecuadas?
¿Los empleados carecen de la oportunidad de influir en la forma en que trabajan?
¿Los empleados carecen de la oportunidad de influir en el contenido de su trabajo?
¿Los empleados carecen de la oportunidad de planificar su trabajo, tomar sus propias decisiones y asumir la responsabilidad?
¿Las tareas están tan fragmentadas que los empleados no entienden su contribución al producto final?
¿El tiempo de trabajo es fijo?
¿En qué etapa la orientación se convierte en micromanagement?
4. Apoyo
Eso puede significar:
recursos en línea y fuera de línea como aplicaciones, primeros auxilios y terceros
Celebración/fomento
programas y capacitación interna o a través de profesionales externos
Preguntas sugeridas:
¿Los empleados sienten falta de retroalimentación positiva y negativa?
¿Los empleados carecen de reconocimiento y no son recompensados por superar las expectativas?
¿Los empleados carecen de apoyo de gerentes y colegas?
Nunca subestimes el poder de la retroalimentación positiva
5. Relaciones
Eso implica:
Cómo se dirigen las personas entre sí,
cultura existente: rituales y tradiciones
cómo se abordan los comportamientos buenos y malos
¿Los problemas laborales y los problemas entre empleados y gerencia permanecen sin resolver?
¿La competencia entre empleados es fuerte?
¿Ocurre acoso o intimidación?
¿Espacio abierto o espacio para chismear?
6. Cambio
¿Usted y sus colegas saben:
¿Cómo se manejan los cambios?
¿Cómo se comunica?
Preguntas sugeridas para explorar:
¿Es cierto que los empleados quedan sin apoyo durante períodos de cambio o cuando el futuro de la empresa es incierto, para evitar el descontento?
7. Otros / personal
Cualquier cosa relacionada con casos particulares, situaciones uno a uno. Si alguien tiene necesidades particulares que puedan desencadenar problemas de salud mental…
¿Y ahora qué?
Para evaluar los niveles de riesgo de su empresa, verifique cuántas de estas preguntas fueron respondidas positivamente.
Sugerimos que es mejor ser estricto en lugar de indulgente al responder estas preguntas. Ayudará a mejorar la situación más rápido.
Una forma de evaluar el riesgo podría ser la siguiente:
Nivel de riesgo 0: ninguna respuesta fue respondida positivamente.
Nivel de riesgo 1: hubo hasta dos respuestas “SÍ” en total en todas las preguntas
Nivel de riesgo 2: hubo al menos una respuesta “SÍ” en cada subcategoría
Nivel de riesgo 3: cinco o más respuestas “SÍ”.
Si descubre que su empresa o equipo está en el nivel de riesgo 2 o 3, aquí hay algunas medidas a las que prestar atención para comenzar a mejorar su puntaje y el bienestar general de su empresa:
En términos de Rol
Defina claramente las tareas, funciones y responsabilidades de los empleados.
Asegúrese de que los recursos adecuados estén generalmente disponibles, especialmente durante los momentos de alta demanda.
Reestructure actividades y flujos de trabajo para evitar cuellos de botella y momentos recurrentes de alta carga de trabajo.
Alerta a los empleados con anticipación sobre los planes de producción y períodos de estrés potencialmente alto.
Monitoree la carga de trabajo y verifique sistemáticamente cómo los empleados enfrentan cargas de trabajo físicas y mentales muy altas.
Mantenga las horas extra al mínimo y acuerde formas de compensar períodos de carga de trabajo muy alta.
Asegúrese de que los empleados tengan suficiente capacitación y habilidades para realizar sus tareas.
Anime a los empleados a desarrollar continuamente sus habilidades.
Amplíe el alcance de las funciones laborales para diversificar el trabajo.
En términos de Gestión de Tareas
Consulte con los empleados y sus representantes sobre la organización, contenido y volumen del trabajo.
Demuestre confianza a sus empleados delegando responsabilidad y resolución de problemas.
Monitoree continuamente la satisfacción de los empleados con su trabajo.
Mejore el sentido de participación de los empleados en su trabajo, por ejemplo, enfatizando el impacto más amplio de su trabajo y destacando su papel y contribución al producto o servicio final.
Introduzca horarios de trabajo flexibles y soluciones amigables para la familia.
En términos de Clima Social
Desarrollar e implementar medidas para resolver conflictos en el lugar de trabajo.
Realice una reunión para discutir problemas existentes entre empleados. Anime a los empleados a encontrar las causas y soluciones a los problemas.
Proporcione capacitación en resolución de conflictos interpersonales. Asegúrese especialmente de que los gerentes hayan recibido la capacitación necesaria y puedan liderar personas.
Desarrollar e implementar una política contra el acoso.
En términos de Apoyo
Enseñe a los gerentes cómo dar retroalimentación constructiva y cómo elogiar y apoyar a los subordinados.
Tenga una capacitación adecuada de incorporación para nuevos empleados; involucre a empleados experimentados como guías, maestros y mentores para nuevos empleados.
Comuníquese con los empleados y sus representantes de manera clara y pública sobre todos los cambios planificados (incluidos los despidos) antes, durante y después de los cambios.
Permita a los empleados discutir e influir en los cambios.
Proporcione capacitación especializada y asesoramiento profesional a los empleados que serán despedidos sobre sus futuras carreras.
Incluso si se encuentra en un nivel de riesgo bajo, esto no debería impedirle abordar estos problemas. Si se dejan “sin tratar”, los problemas tienden a crecer en lugar de desaparecer por sí solos.
II – Evaluar lo que ya está en su lugar (terceros, capacitación..)
Esta es su oportunidad para revisar a fondo lo que la empresa ya ha implementado y ofrece a los empleados para monitorear y reducir esos riesgos.
Enumere los esfuerzos que la empresa ha realizado para mejorar el espacio de trabajo o la configuración de trabajo desde casa
Explique lo que está en su lugar para asegurarse de que las expectativas coincidan con la realidad en términos de carga de trabajo y gestión
Comparta qué tipo de flexibilidad tiene el personal con sus tareas
Enumere qué tipo de apoyo se ofrece actualmente al personal en términos de salud mental y bienestar
Comparta sobre la cultura, directrices, valores y reglas de la empresa.
Explique cómo se maneja el cambio y se comunica a toda la empresa
¡Ahora está listo para hacer un plan hacia el progreso!
III – Plan de acción para mejorar la SM y el bienestar
¡Tenga un plan!
Ahora que ha identificado los riesgos y ha identificado lo que está actualmente en su lugar, quedan algunas cosas importantes por hacer:
Manténgase a la vanguardia de la innovación e investigue qué se puede mejorar en cada área y qué hacer en caso de crisis/emergencia
Si es necesario, mejore los procesos (cómo se informa al personal sobre lo que está en su lugar)
Asigne responsabilidad clara. Sin una persona oficial a cargo, la responsabilidad puede caer rápidamente en el limbo de lo común
Establezca plazos para nuevas implementaciones
Monitoree, revise y actualice regularmente
Nunca es tarde para comenzar a evaluar los riesgos de salud mental y bienestar en su empresa.
Puede parecer abrumador al principio, pero no tiene por qué serlo.
Comience con lo que sabe y solicite la ayuda de profesionales y terceros cuando sea necesario. No asuma respuestas, sea honesto y vea mejorar la salud mental de su equipo a lo largo del camino!
Conozca los riesgos. Infórmeles sobre ellos. Esté preparado para ayudar cuando ocurran.
Morgane elabora contenido compasivo y atractivo que hace que las conversaciones sobre salud mental sean más humanas y accesibles. En Siffi, combina la narración de historias con la estrategia para fomentar una cultura de cuidado y conexión en el lugar de trabajo.
